Admin

Klien kami perusahaan eksportir lokal yang sedang berkembang yang berlokasi di Cibitung Kabupaten Bekasi membutuhkan Admin Operasional & Penjualan Ekspor bertanggung jawab atas tata kelola administrasi komersial dari hulu ke hilir. Posisi ini bertindak untuk menyusun penawaran harga ekspor (quotation/offer sheet), menerbitkan dan memonitor faktur (proforma & commercial invoice), berkoordinasi dengan tim internal yang mengurus pembeli internasional (importer di Eropa & Timur Tengah), serta memastikan seluruh arsip dokumen legalitas ekspor buah segar tersimpan secara sistematis dan aman.

Penyusunan & Pengiriman Dokumen Penawaran Komersial (Quotation & Offer Sheet):

• Menyusun lembar penawaran resmi (formal quotation/offer sheet) berdasarkan kalkulasi biaya dari tim internal (harga beli kebun, biaya sortir/kemasan, cold storage, serta ongkos angkut udara/laut).
• Menyesuaikan klausul perdagangan internasional (Incoterms seperti FOB Tanjung Priok/Soekarno-Hatta, CIF Rotterdam, atau CIF Dubai/Jeddah) serta spesifikasi buah (ukuran/kaliber, standar kemasan per karton, toleransi kematangan).
• Mengirimkan draf penawaran ke calon pembeli melalui email resmi atau WhatsApp bisnis secara santun dan profesional.

Pengelolaan Faktur & Administrasi Pembayaran (Invoicing & Payment Tracking):

• Menerbitkan Proforma Invoice (PI) sebagai dasar pembayaran uang muka (down payment / advance deposit) atau penerbitan Letter of Credit (L/C).
• Memverifikasi konfirmasi bukti transfer dari pembeli dan berkoordinasi dengan tim keuangan/klien sebelum jadwal panen (harvesting) dan pengemasan (packing) dimulai.
• Menerbitkan Commercial Invoice dan Packing List final sesuai dengan data timbang dan pemuatan riil di gudang/bandara/pelabuhan.

Manajemen Pengarsipan & Kepatuhan Regulasi Ekspor (Filing & Compliance):

• Mengumpulkan, menata, dan mengarsipkan dokumen pengapalan ekspor (PEB/NPE dari Bea Cukai, Bill of Lading / Airway Bill, sertifikat karantina tumbuhan/Phytosanitary Certificate, Surat Keterangan Asal/SKA/COO, dan hasil uji residu pestisida jika disyaratkan pasar Eropa).
• Mengelola sistem pengarsipan ganda: arsip digital terstruktur di Google Drive/cloud per nomor kontrak (order reference) dan arsip fisik dokumen asli.
• Menyusun rekapitulasi data pengiriman bulanan untuk pelaporan berkala konsultan ESFA kepada manajemen klien.

Dukungan Komunikasi Klien & Pembeli (Customer & Buyer Support):

• Memberikan pembaruan berkala kepada pembeli luar negeri terkait status jadwal petik, proses pengemasan, jadwal flight/vessel, hingga estimasi waktu tiba (ETA).
• Melayani permintaan pengiriman sampel buah (sample shipment) dan melacak nomor resi kurir internasional (air courier tracking).